O livro de endereços compartilhado

Livro de endereços partilhado

O catálogo de endereços compartilhado é uma ferramenta colaborativa. O princípio e a vantagem de tal ferramenta é poder compartilhar informações mantidas por cada membro da empresa. Os contatos são compartilhados e muitos processos são otimizados.

Por que compartilhar seu catálogo de endereços?

Sua equipe é obrigada a entrar em contato regularmente com clientes e fornecedores de sua empresa e essas informações são armazenadas em sua agenda de endereços privada?

• Nomes, endereços de e-mail, números de telefone, você pode escolher quais informações deseja compartilhar e o que deseja manter em sigilo.

Como funciona o catálogo de endereços compartilhado?

Se você estiver usando uma ferramenta de colaboração como o eGroupWare ou o Open Xchange, cada usuário deverá fazer login para acessar o catálogo de endereços compartilhado. Como empresário, você pode gerenciar contas de usuários, dando acesso a diferentes opções, dependendo dos diferentes perfis (opção somente leitura / adição ou exclusão de contatos).

• Em casa, cada usuário tem uma entrada com seu próprio catálogo de endereços, acessível a todos, ele pode emendá-lo e complementá-lo. Como administrador, você pode adicionar ou excluir entradas no catálogo de endereços compartilhado.
• Para economizar tempo na criação do catálogo de endereços compartilhado, é possível importar um catálogo de endereços que já existe.
• Alguns catálogos de endereços estão associados a um sistema de mensagens e isso trará mais eficácia ao sistema.

Restrições de compatibilidade

Se alguns de seus colegas estiverem fazendo uso de diferentes softwares cliente de e-mail (Thunderbird, Outlook ... etc), o compartilhamento do seu catálogo de contatos pode ser problemático. Nesse caso, você pode usar um groupware.

Compartilhar o catálogo de endereços no Outlook

• Crie uma nova pasta "contatos compartilhados" em sua pasta pública no Outlook
• Clique com o botão direito do mouse na pasta "contatos compartilhados" / Propriedades / "Permissão de Acesso", escolha as pessoas que você deseja compartilhar seu catálogo de endereços / Aplicar
• Copie seu catálogo particular de endereços para a pasta pública / contatos compartilhados
• Insira os endereços que você deseja compartilhar a pasta "contatos compartilhados".
• Modifique os direitos de acesso para a pasta "shared contacts"
• Clique com o botão direito no contato compartilhado / Propriedades /
• "Outlook Address Book" / Marque a opção "Mostrar esta pasta como um livro de endereços de e-mail / Aplicar
• "Autorização para Acessar / Escolha de níveis para diferentes usuários / Aplicar
• Com este método de compartilhamento será visível apenas os contatos na pasta Contatos compartilhados.

Compartilhando o catálogo de endereços com o software colaborativo

O groupware ou software colaborativo permite que seus funcionários, mesmo remotamente, trabalhem nos mesmos aplicativos de seus próprios computadores através de uma conexão com a Internet.

Várias soluções de "groupware" estão disponíveis no mercado:

• GroupWare
• OpenGroupware
• Servidor Open Xchange
• QSMS
• TelmatWeb
• Zimbra

Essas soluções de groupware vão além da funcionalidade de catálogo de endereços compartilhada. O software colaborativo permite que você gerencie seus contatos, mas também seus compromissos, projetos, equipes ... etc.